Customer Service Specialist

Als Customer Service Specialist ben je een belangrijke schakel tussen klanten, transporteurs en de verschillende interne afdelingen. Je combineert klantencontact met een brede administratieve en logistieke opvolging en zorgt ervoor dat orders, zendingen en documentatie correct worden verwerkt.

Jouw taken

• Je staat in voor de administratieve verwerking en opvolging van inkomende en uitgaande orders in het WMS.
• Je verwerkt pre-advices en zorgt ervoor dat alle informatie correct en tijdig in het systeem terechtkomt.
• Je onderhoudt dagelijks contact met klanten, transporteurs en interne afdelingen en zorgt voor een vlotte communicatie.
• Je beheert klant- en gegevensbestanden en houdt deze nauwkeurig up-to-date.
• Je volgt voorraad- en inventarisgegevens op en stelt de nodige rapporteringen op.
• Je verzorgt de administratieve opvolging van import- en exportdossiers.
• Je verwerkt onder andere paklijsten, vrachtbrieven, facturen, CMR's en douanedocumenten.
• Je ondersteunt bij exportdocumentatie en de aanvraag of verwerking van certificaten van oorsprong.
• Je controleert zendingen en bijhorende documenten en grijpt in wanneer je afwijkingen vaststelt.
• Je behandelt vragen en klachten van klanten op een professionele en oplossingsgerichte manier.
• Je ontvangt chauffeurs en bezoekers en zorgt ervoor dat de nodige transportdocumenten correct worden verwerkt.
• Je zorgt voor een overzichtelijke archivering van dossiers en documenten.
• Je werkt nauw samen met verschillende afdelingen, waaronder Customer Service, Finance en HR.
• Tijdens drukke periodes of afwezigheden ondersteun je je collega's aan de receptie.
• Communicatief sterk in het Nederlands en Engels
• Klantgericht, professioneel en oplossingsgericht
• Diploma secundair onderwijs of gelijkwaardig door ervaring
• Enkele jaren ervaring binnen een logistieke omgeving
• Bij voorkeur 2 tot 3 jaar ervaring in een Customer Service-functie
• Administratief sterk en nauwkeurig
• Goede kennis van MS Office
• Ervaring met WMS en/of SAP is een pluspunt
• Basiskennis van AI-tools zoals Microsoft Copilot
• Flexibel inzetbaar tussen 07:00 en 20:00 uur