Administrative & Reporting Assistant

-------------- Jobomschrijving Je bent de spilfiguur die ervoor zorgt dat alle administratieve processen op wieltjes lopen. Van het opstellen van brieven tot het beheren van inkomende en uitgaande correspondentie: jij hebt de touwtjes in handen! Specifieker:

Je stelt brieven op in opdracht van de project managers, contract managers en het management. Je zorgt ervoor dat deze correspondentie wordt ondertekend en opgevolgd. Het beheer van zowel inkomende als uitgaande correspondentie behoort tot jouw verantwoordelijkheden.

Je houdt de functionele mailboxen in de gaten, en verdeelt of beantwoordt de inkomende mails.

Telefonische oproepen behandelen?

Geen probleem, jij hebt dit volledig onder controle! Je zorgt voor het digitaal beheer en de archivering van belangrijke documenten zoals proces-verbalen, contracten, enzovoort. Documenten uploaden in ons helpdeskplatform Axxerion doe je met gemak.

Jij organiseert en volgt de jaarlijkse controle en update van de contactgegevens van onze stakeholders. Je ondersteunt bij het opstellen en voorbereiden van interne en externe presentaties. Tot slot organiseer je de kwartaalrapportering en zorg je voor een vlotte opvolging hiervan.

Je zorgt ervoor dat het team zich volledig kan concentreren op hun kerntaken, omdat jij achter de schermen zorgt voor een vlekkeloze administratie.

Zin in deze uitdaging?

Dan horen we graag van je! Ben jij iemand die graag groeit en zichzelf verder ontwikkelt, terwijl je een goede balans tussen werk en privé bewaart? En als je ergens aan begint, zorg je ervoor dat het tot in de puntjes in orde is?

Dan ben jij misschien wel degene die we zoeken! Je hebt een administratieve opleiding gevolgd of hebt door ervaring een gelijkwaardig niveau bereikt. Je ben nederlandstalig maar spreekt ook Frans en je hebt ook een goede kennis van het Engels.

Je bent vlot met MS Word, Excell, Outlook en PowerPoint. Nauwkeurig en georganiseerd, behoud je altijd het overzicht en werk je efficiënt, zelfs bij meerdere projecten tegelijk. Je denkt in oplossingen, neemt initiatief en werkt zowel graag in team als zelfstandig.

Leergierig en altijd klaar om nieuwe uitdagingen aan te gaan! Repetitief werk schrikt jou niet af, je haalt er zelfs voldoening uit om telkens weer kwaliteit te leveren.

Herken je jezelf hierin?

Dan maken we graag kennis met jou!