Receptionist(e) Tweetalig FR/NL

VOORSTELLING KANTOOR Wij zijn een gespecialiseerd, ervaren en dynamisch middelgroot advocatenkantoor dat behoort tot de absolute top van de Belgische publiekrechtelijke advocatenkantoren. Gelegen in Brussel, verstrekken wij onze diensten in het Nederlands, Frans en Engels aan een uiterst gevarieerd cliënteel. Als gevolg van de alsmaar toenemende groei zijn wij in het kader van een verdere professionalisering op zoek naar een Nederlandstalige administratief medewerker (m/v/x).

Jobomschrijving

Als administratief medewerker vervul je een gevarieerd takenpakket en sta je in voor het dagelijks beheer van het kantoor. Je bent het gezicht van het kantoor en fungeert als het eerste aanspreekpunt, zowel telefonisch, per mail als fysiek aan de onthaalbalie. In het kader van de uitoefening van je functie ben je onder meer verantwoordelijk voor volgende taken:

Je beheert onze vergaderruimtes. Je organiseert de planning en zorgt dat vergaderzalen er te allen tijde piekfijn uitzien. Je beheert en bestelt het kantoormateriaal.

Je staat in voor het beheer van onze database (contacten). Je bewaakt onze corporate communicatie. Je beheert de website en zorgt dat presentaties en ander corporate materiaal altijd up-to-date zijn.

Je beheert nauwgezet de contentplanning van onze sociale media. Je biedt ondersteuning bij de organisatie van evenementen, presentaties, webinars en andere kantooractiviteiten. Je zorgt dat onze evenementen vlot en vlekkeloos verlopen.

Je biedt ondersteuning bij het inschrijven op openbare aanbestedingen (samenstellen, indienen en opvolgen van het dossier). Je hebt de nodige aandacht voor personeel gerelateerde gebeurtenissen, zoals verjaardagen, onboarding enz. Je denkt actief mee over werkprocessen en neemt initiatieven om het team beter te laten functioneren. Je bent belast met het uitvoeren van administratieve taken en verantwoordelijk voor het elektronisch beheer van ons archief.

Je bent Nederlandstalig en kan vlot communiceren in het Frans, zowel mondeling als schriftelijk. Kennis van het Engels is een troef. Je bent representatief, vriendelijk en klantgericht.

Je hebt een goede kennis van PC en Office-programma’s zoals Outlook, Word, PowerPoint, Teams en Excel. Je werkt efficiënt met oog voor detail en kwaliteit. Je neemt initiatief en werkt proactief.

Je bent stressbestendig en kan je organiseren. Je hebt affiniteit met social media en online communicatie. Je bent creatief en communicatief vaardig.

Je kan zelfstandig, gestructureerd en nauwkeurig werken.