Admin & Office Assistant (Halftijds / 50%)

In deze veelzijdige rol ben je de onmisbare spil die ervoor zorgt dat onze administratie, het kantoor, de interne events én ons nieuwe bedrijfsgebouw tot in de puntjes georganiseerd zijn. Algemene & Financiële Administratie Verzamelen, controleren en gestructureerd digitaal klasseren van alle inkomende facturen, contracten en bedrijfsdocumenten. Tijdige en foutloze aanlevering van boekhoudkundige stukken aan ons extern boekhoudkantoor.

Klaarzetten van leveranciersbetalingen ter goedkeuring en het nauwgezet opvolgen van openstaande klantenbetalingen (debiteurenbeheer). HR- & Loonadministratie Fungeren als centraal aanspreekpunt voor ons sociaal secretariaat. Verzamelen en tijdig doorsturen van maandelijkse uurstaten en prestaties.

Opvolgen en correct archiveren van afwezigheden, verlofaanvragen en doktersattesten. Algemene Aankopen & Logistiek (Niet-productie) Bestellen en beheren van alle facilitaire en algemene materialen: kantoormateriaal, verzend- en verpakkingsmateriaal, dranken en catering. Administratieve opvolging van het wagenpark (o.a. leasewagens).

Aanmaken van verzendlabels (shipping labels) en voorbereiden van transportdocumenten voor onze internationale zendingen. Facility & Gebouwbeheer Coördineren van het onderhoud van ons bedrijfsgebouw in Olen. Aansturen en opvolgen van externe partners voor de schoonmaak, het groenonderhoud en kleine herstellingen (sanitair, schilderwerken, klusjes).

Office Management, Events, Reizen & Onthaal Bedrijfsevenementen: Organiseren van leuke interne momenten van A tot Z, zoals teambuildings, de zomer-BBQ, het eindejaarsuitje en andere bedrijfsactiviteiten. Zakenreizen:

Volledige organisatie en boeking van vluchten, hotels en huurwagens.

Onthaal & Telefoon

Beantwoorden van de algemene telefoonlijn en het professioneel en gastvrij ontvangen van (internationale) bezoekers en leveranciers tijdens je aanwezigheid op kantoor.

Wie zoeken we?

Uiterst nauwkeurig en gestructureerd

Je hebt oog voor detail, houdt van orde en laat geen losse eindjes liggen. Een sluitend klassement en een stipte opvolging geven jou energie. Tweetalig Nederlands & Engels (Cruciaal):

Je communiceert zowel mondeling als schriftelijk zeer vlot in het Nederlands én het Engels . Aangezien een deel van onze collega's op de werkvloer en vrijwel al onze klanten en leveranciers Engelstalig zijn, schakel je moeiteloos tussen beide talen.

Zelfstandig en proactief

Je ziet werk liggen, neemt eigenaarschap over jouw domeinen en zorgt dat deadlines (zoals betalingen, loonverwerking en boekingen) altijd gehaald worden.

Communicatief en discreet

Je bent een organisatorisch talent voor onze teambuildings en events, én behandelt tegelijkertijd vertrouwelijke informatie (zoals contracten, lonen en financiën) met de grootste discretie.

Digitaal vaardig

Je werkt vlot met courante kantoortoepassingen en ERP-/administratiesoftware (ervaring met Odoo is een mooi pluspunt, geen vereiste).