Event & Administratief Coördinator (m/v/x)

Robert Half is momenteel op zoek naar een Event & Administratief Coördinator (m/v/x). Het bedrijf is gevestigd in Brussel en het betreft een 38 -uren positie in een non-profit / gezondheidszorg sector omgeving. De verantwoordelijkheden van deze functie als Event & Administratief Coördinator zijn:

Events Zelfstandig organiseren van events voor de Provinciale Raden (ongeveer 10 events, in het voorjaar), waarbij alle leden van de betrokken Provincie gratis worden uitgenodigd. Uitwerken van het concept per regio (bv. wijndegustatie, wandeling, culturele activiteit) met als doel de verbondenheid van de leden met de organisatie te versterken. Zoeken en boeken van locaties, catering, activiteiten en leveranciers; opvolgen van offertes en budget.

Opmaken en versturen van de uitnodigingen in het Nederlands en Frans, opvolgen van inschrijvingen en deelnemerslijsten. Logistieke coördinatie op de dag zelf en opvolging achteraf (evaluatie, facturen, bedankingen). Projecten & verkiezingen Ondersteunen van de organisatie van de verkiezingen in 2027 voor de verschillende raden (planning, communicatie naar de leden, opvolging van documenten en deadlines).

Opvolgen van kleine projecten binnen bestaande structuren, van planning tot afronding. Fungeren als centraal aanspreekpunt voor de provincies voor alles wat events en projecten betreft. Administratie Overnemen van een deel van de secretariaatstaken: agenda's, vergaderingen voorbereiden, verslagen, opvolging van mails en telefoons.

Ondersteuning van de directie, de juristen en de raden waar nodig. Communicatie Opstellen en vertalen/nalezen van communicatie naar de leden in het Nederlands en Frans (uitnodigingen, mailings, praktische info). Meewerken aan nieuwsberichten en informatie voor de website.

De vereiste kwalificaties voor deze functie van Event & Administratief Coördinator zijn: Heel sterk niveau van Nederlands en Frans, zowel mondeling als schriftelijk. Een relevante achtergrond of interesse in eventmanagement, communicatie, office management of een administratieve richting.

Sterke organisatorische vaardigheden en de capaciteit om meerdere projecten tegelijk te beheren. Echte proactiviteit: u wacht niet tot iemand zegt wat u moet doen, maar neemt zelf initiatief. Zelfstandig kunnen werken: u bent de enige persoon die deze events voor alle provincies beheert.

Een vlotte, warme communicatiestijl en een klantgerichte houding naar de leden. Goede kennis van MS Office. Specifieke IT-kennis is niet nodig.

Stressbestendig en flexibel in een dynamische, uitdagende omgeving.