Front Office & Hospitality Coördinator - Law firm

Onze klant is een gerenommeerde Belgisch advocatenkantoor met een uitstekende reputatie en een langetermijnvisie. Vanuit het hoofdkantoor in Antwerpen ondersteunt een compacte en professionele bedrijfscultuur wordt gekenmerkt door kwaliteit, vertrouwen, betrokkenheid en een sterke mensgerichte aanpak. Medewerkers genieten van een aangename werkomgeving waar professionaliteit perfect gecombineerd wordt met collegialiteit en respect.

Jobomschrijving

Ontvangen en professioneel verwelkomen van bezoekers, klanten en andere externe stakeholders. Fungeren als eerste aanspreekpunt aan de receptie en zorgen voor een uitstekende bezoekerservaring. Beheren van inkomende telefoongesprekken in het Nederlands, Frans en Engels.

Correct doorverbinden van oproepen naar de juiste contactpersonen. Verwerken, sorteren en verdelen van inkomende en uitgaande post. Ondersteunen van het office support team bij administratieve taken.

Organiseren en opvolgen van koerierdiensten, verzendingen en leveringen. Coördineren van praktische kantoorzaken en algemene logistieke ondersteuning. Verdelen van communicatie afkomstig van externe partijen zoals pers en financiële stakeholders.

Ondersteunen bij interne evenementen, vergaderingen en bedrijfsmomenten. Samenwerken met management assistants, directieleden en diverse interne diensten. Beschikt over relevante ervaring binnen een professioneleserviceomgeving zoals een corporateHQ, advocatenkantoor, consultancy, financiële dienstverlening of vergelijkbare omgeving.

Communiceert vlot in het Nederlands, Frans en Engels. Heeft een representatieve en professionele uitstraling. Is discreet en begrijpt het belang van vertrouwelijkheid.

Combineert sterke communicatieve vaardigheden met een klantgerichte mindset. Werkt nauwkeurig en georganiseerd. Kan vlot schakelen tussen verschillende prioriteiten.

Is stressbestendig en behoudt het overzicht in een dynamische omgeving. Toont maturiteit, verantwoordelijkheidszin en een proactieve houding. Heeft een goede kennis van de gebruikelijke Microsoft Office-toepassingen.