Tijdelijk administratief medewerker gebouwenbeheer

Voor onze klant een professioneel en dynamisch syndicuskantoor dat instaat voor het dagelijkse beheer van mede-eigendommen zijn wij op zoek naar tijdelijke versterking. Ze streven naar een persoonlijke aanpak, een vlotte communicatie en een kwalitatieve dienstverlening voor mede-eigenaars, bewoners en leveranciers. Wij zijn op zoek naar een gemotiveerde en nauwkeurige administratief medewerker syndicus die hun ondersteunt bij de dagelijkse administratieve werkzaamheden en bijdraagt aan een efficiënt beheer van hun gebouwen.

Je takenpakket bestaat onder andere uit

• Het beantwoorden van telefonische en schriftelijke vragen van mede-eigenaars, huurders, bewoners en leveranciers.
• Het opvolgen en verwerken van inkomende en uitgaande e-mails en briefwisseling.
• Het beheren en actualiseren van administratieve dossiers van mede-eigendommen.
• Het opstellen, versturen en klasseren van brieven, verslagen, documenten en andere correspondentie.
• Het voorbereiden en administratief ondersteunen van algemene vergaderingen van mede-eigenaars.
• Het opmaken en versturen van uitnodigingen, aanwezigheidslijsten en notulen, volgens de interne afspraken.
• Het opvolgen van meldingen, klachten, herstellingen en technische interventies in samenwerking met de syndicus en leveranciers.
• Het verwerken en controleren van facturen en het doorsturen ervan voor verdere behandeling.
• Het bijhouden van digitale en papieren archieven.
• Het ondersteunen van de syndicus bij de dagelijkse organisatie en planning.
• Het bewaken van deadlines en zorgen voor een correcte administratieve opvolging van dossiers.
• Wij zoeken een enthousiaste en verantwoordelijke kandidaat die graag administratief werk verricht en houdt van structuur en organisatie.

Je herkent jezelf in het volgende profiel

• Je beschikt over een administratieve opleiding of hebt relevante werkervaring in een administratieve functie.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en zelfstandig.
• Je bent communicatief sterk en klantvriendelijk.
• Je hebt een goede kennis van het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je kunt vlot werken met Microsoft Office, waaronder Outlook, Word, Excel en Organimmo.
• Je bent organisatorisch sterk en kunt verschillende dossiers tegelijkertijd opvolgen.
• Je bent discreet en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Je bent stressbestendig, oplossingsgericht en neemt initiatief.
• Je hebt een professionele en behulpzame houding tegenover klanten, mede-eigenaars en leveranciers.