Onthaalbediende

Onze klant is gespecialiseerd in Marine Logistics, Industrial Projects en andere nichemarkten en beschikt over een doorgedreven marktkennis (Vertical Markets als High-tech, Pharmaceuticals, Textile, Automotive, ...).

Jobomschrijving

Office Coördinator – Schoten Ben jij een organisatorisch talent dat graag de handen uit de mouwen steekt? Krijg je energie van een afwisselend takenpakket en ben je iemand die graag alles in goede banen leidt? Hou je ervan om mensen vriendelijk te ontvangen, collega’s te ondersteunen en ervoor te zorgen dat een kantoor vlot draait?

Dan is deze functie als Office Coördinator misschien wel jouw volgende uitdaging!

Wat ga je doen?

Als Office Coördinator ben jij het kloppende hart van het kantoor. Je zorgt ervoor dat alles achter de schermen op rolletjes loopt en dat collega’s, bezoekers en chauffeurs kunnen rekenen op een professionele en gastvrije ontvangst. Je takenpakket is gevarieerd en biedt heel wat ruimte voor initiatief:

Administratie : Je beheert de inkomende en uitgaande post, houdt interne adresboeken up-to-date en biedt administratieve ondersteuning aan HR. Onthaal en communicatie :

Je beantwoordt telefoons, verbindt oproepen door en ontvangt en registreert bezoekers en chauffeurs op een vriendelijke manier. Kantoororganisatie : Je reserveert en organiseert vergaderzalen, bestelt kantoorbenodigdheden, volgt leveringen op en zorgt ervoor dat onder meer EHBO-materialen steeds beschikbaar zijn.

Ook de praktische organisatie van broodjesbestellingen neem je voor je rekening. Facilitymanagement : Je waakt mee over de hygiëne, veiligheid en het dagelijkse beheer van het gebouw.

Interne communicatie : Je verzorgt interne mailings, aankondigingen, verjaardagswensen en andere updates voor medewerkers. Events en activiteiten :

Je ondersteunt de directie bij evenementen en helpt bij de organisatie van interne feestjes en teamactiviteiten. Kortom: dankzij jouw organisatietalent en servicegerichte aanpak kan iedereen zich focussen op zijn eigen werk.

Wie zoeken we?

We zoeken vooral iemand die graag ontzorgt, vooruitdenkt en plezier haalt uit een goed georganiseerd kantoor.

Daarnaast herken je jezelf in het volgende profiel

• Je bent vriendelijk, communicatief en klantgericht.
• Je werkt nauwkeurig en hebt sterke administratieve vaardigheden.
• Je bent proactief, flexibel en weet ook bij drukte het overzicht te bewaren.
• Je hebt een hands-on mentaliteit en denkt graag in oplossingen.
• Je werkt graag samen met collega’s en neemt spontaan initiatief.
• Je hebt een basiskennis van het Frans en Engels.
• Ervaring in een internationale werkomgeving is mooi meegenomen.