Administratieve hulp

Als administratieve ondersteuning zal je met heel veel diverse zaken en departement in aanraking komen.

Human Resource Management

Ontwikkelen en uitvoeren van onboarding en offboarding plannen. Volgen van gerelateerde acties en assisteren van werknemers bij vragen. Bijhouden van de organisatiestructuur.

Bijhouden en volgen van de trainingsmatrix en competentiematrix. Initiëren en volgen van het prestatie-/competentiebeoordelingsproces. Onderhouden van communicatie met HR.

Asset Management

Bijwerken van het assetregister met nieuw aangeschaft of niet langer gebruikt materiaal. Communiceren met de inkoopafdeling en IT.

Infrastructure Management

Monitoren van temperatuur, vochtigheid, enz. via een monitoringdashboard. Volgen van het onderhoud van brandbeveiliging en noodstroomaggregaten. Aanvragen van toegangsbadges en zorgen voor correcte toegangsrechten voor verschillende infrastructuren.

Opstellen van rapporten.

Contract Management

Volgen van contracten en NDA's. Uploaden van klanten-, leverancierscontracten naar het contractsysteem. Beheer van de contractdatabase.

Financieel Management

Aanvragen en opvolgen van betalingen met Materialise-personeel.

Reguliere & Belastingrapportage

Indienen van omzetgerelateerde gegevens bij nationale autoriteiten. Rapporteren aan nationale autoriteiten over premies en voordelen verleend aan zorgprofessionals.

Office Management

Ophalen en verwerken van fysieke post. Bestellen van kantoorbenodigdheden. Bestellen/aankopen van voedselvoorraden.

Beheer van telecomfacturering. Toezicht houden op de netheid van het kantoor. Eerste hulp.

Ondersteuning Preventieadviseur

Opstellen van preventieplannen (gebaseerd op eerdere plannen). Interne follow-up om feedback van IDEWE te implementeren. Interne follow-up op het preventieplan.

Ervaring in een vergelijkbare rol is een troef. Organiseren en administratie gaan je uitstekend af. Je beheerst MS Office goed.

Communiceren doe je sterk. Engels beheers je goed. Je neemt zelf initiatief en werkt zelfstandig.