総務部の仕事とは

総務部の仕事とは アイダ設計の総務部について堀江久幸執行役員にお話を伺いました。 建てる、売る、刻む。 それ以外を担当する総務部 ――総務部の仕事内容について教えてください。

総務部は、業務がスムーズに運営できるように、組織全体の課題解決をサポートする部署です。 アイダ設計には「建てる・売る・刻む」の3つの役割がありますが、総務部はこの3つ以外で生じる様々な業務を担当しています。 総務部というと、社内でどんな仕事をしているかが分かりにくいというイメージを持たれるかもしれません。

しかし業務で使用する備品の発注・メンテナンスや社内の環境改善にくわえ、株主総会の運営や地震などの緊急対応時のマニュアル作成などは総務部が行っています。 普段はあまり意識される機会がありませんが、備品の管理や会社の仕組みは、年月が経つごとに改善が必要です。 日々コツコツとアイダ設計の土台を支えている、総務部はそのような役割を担っています。

――他の部署と連携してどんなお仕事をされていますか？ 総務部は、総務課・庶務課・人事課の3つの課に分かれています。 社内の他部署からの要望やお客様からの電話対応まで、それぞれの課が協力し合いながら幅広く業務を担当しています。

たとえば、夏場で建売住宅の周りに雑草が生えてしまった場合も、総務部の庶務課が草刈りすることもあります。 本来はその店舗の営業担当が行うことですが、内覧会が続くとお客様対応などで手一杯になることがあります。 住宅の周りに生えた雑草は見た目的にもよい印象を与えないため、営業担当に代わって庶務課が対応しています。

――総務部の仕事には、どんなやりがいがありますか？ 総務部の仕事は普段あまり見えない分、全社的な催し物やイベントの際は大きなやりがいを感じられると思います。 特に2021年はTOKYO PRO Marketへの上場記念イベントを総務部で開催しましたが、終わったときの達成感ややりがいは大きいと感じます。

また、普段から様々な部署をサポートするなかで「ありがとう」といってもらえることも多く、日々の取り組みが報われる際にもやりがいを感じますね。 困った業務はすべて、総務部が巻き取る姿勢を ――総務部が日々、心がけていることはなんですか？ 社内やお客様から頼られる総務部になることを心がけています。

よい意味でも悪い意味でも、総務部に任せておけば、なんとかしてくれると思ってもらえる状態が理想ですね。 総務部の仕事は、正解がないこともたくさんあります。 特に、近年のコロナ禍では、会議室の感染症対策や社内に感染者が出た場合の対応はどうすべきかなど、先が見えない状況のなかでの決断を求められています。

そうした状況に対応するためには、常日頃から業界誌を読んで情報をインプットしたり、部内のメンバーを集めてディスカッションをしたりと、総務部全体で力を合わせた対応が必要です。 ――アイダ設計の総務部らしい強みはどこにありますか？ 決まっていないこと、わからないことを調べて形にできる力です。

たとえば、コロナ禍の感染症対策として会議室に使用するパーテーションも総務部で自作しました。 もともとは大判のビニールをテーブルに立てて使用していましたが、使い勝手の面でもっと改善できるんじゃないかと思い、アクリル板とアルミのフレームを使用してつくりました。 総務部はまず「やってみよう」ということを大切にしています。

通常は道具がない、場所がない、人がいない……と考えてしまいますが、総務は積極的に取り組んでみてから反省し新しい挑戦を続ける。 仕事を通じてアイダ設計の成長に貢献できることは、総務部ならではの強みといえますね。 ――アイダ設計の総務部での仕事を通してどのようなスキルが身につくのでしょうか？

総務部で働くと、コミュニケーション能力が身につきます。 お客様からの電話対応や社内の別部署からの依頼などで直接やりとりをする機会が多くあります。 また総務部では年に一度、全国の店舗を部員でまわり備品を点検します。

遠方の店舗とは直接話す機会が少ないため、困っていることや改善してほしいことはないかなど、直接やり取りをするため、傾聴力や相手の要望を汲み取る力も身につきます。 社内のスペシャリストを支える、一流のジェネラリストへ ――総務部では、どのような社員が活躍していますか？ 総務部門では人と協力して仕事を楽しめる人が主に活躍しています。

繰り返しになりますが、総務の仕事は正解のないものが多く、担当が複数の課にまたがることも少なくありません。 その際に自分の仕事ではないからと知らんぷりをするのではなく、どんな仕事でも自分の担当として積極的に巻き取っていける、まさに「ジェネラリスト」のような人が活躍しています。 ――エントリーを検討している新卒や中途の方へ、一言メッセージをお願いします。

「総務は会社の顔」という言葉があるように、総務部は社内外の多くの方と一緒に仕事をします。 そのため「人と関わることが好き」「人や企業のために何かをしたい」と思える人は、総務部の仕事に向いているかもしれません。 総務部は、普段あまり意識されないような部署ですが、総務部の仕事なくしてアイダ設計は成立しないと考えています。

ぜひ私たちと一緒に、アイダ設計のスペシャリストたちを支えるジェネラリストを目指してみませんか？