Managament & Personal Assistant

Een veelzijdige ondersteunende functie waarin organiseren, ontzorgen en vooruitdenken centraal staan. Ben jij sterk in plannen, organiseren en het bewaren van overzicht? Schakel je vlot tussen professionele en praktische taken en neem je graag verantwoordelijkheid?

Dan is deze veelzijdige functie misschien jouw volgende uitdaging. Voor een groeiende familiale onderneming zoeken we een Management & Personal Assistant die het management op zowel professioneel als persoonlijk vlak ondersteunt. Je bent een belangrijke organisatorische schakel en zorgt ervoor dat afspraken, administratie en praktische zaken efficiënt worden opgevolgd.

Je krijgt een gevarieerd takenpakket met veel zelfstandigheid, verantwoordelijkheid en ruimte om initiatief te nemen.

Jouw verantwoordelijkheden

• Je combineert managementondersteuning met personal en household management.
• Geen twee dagen zijn dezelfde en je weet steeds de juiste prioriteiten te stellen.
• 1. Managementondersteuning & organisatie Je zorgt ervoor dat de dagelijkse werking achter de schermen vlot verloopt.
• Je ondersteunt het management bij uiteenlopende administratieve en organisatorische verantwoordelijkheden.

Je staat onder meer in voor

• Het beheren en opvolgen van mailboxen, agenda's en dagelijkse communicatie.
• Het plannen, organiseren en voorbereiden van vergaderingen, afspraken en gesprekken.
• Het verzamelen, verwerken en structureren van informatie en documenten.
• Het bewaken van actiepunten, deadlines en lopende dossiers.
• Administratieve en organisatorische ondersteuning binnen verschillende domeinen, waaronder sales en HR.
• De communicatie en afstemming met collega's, leveranciers en externe partners.
• De praktische organisatie van zakenreizen, reservaties, beurzen en evenementen.
• Het verzekeren van de continuïteit tijdens afwezigheden van het management, inclusief het opvolgen van dringende zaken en het voorbereiden van een overzicht bij terugkeer.
• 2. Personal & Household Management Naast de professionele ondersteuning neem je ook een aantal praktische en organisatorische taken op privévlak uit handen.
• Je coördineert en regelt uiteenlopende zaken zodat alles efficiënt en tijdig verloopt.

Dit omvat onder andere

• Het organiseren en opvolgen van de planning met externe huishoudelijke hulp.
• Het regelen van onderhoud, herstellingen, leveringen en afspraken aan huis.
• Het uitvoeren of afhalen van boodschappen en benodigdheden voor zowel professioneel als privégebruik.
• Het opvolgen van bestellingen, pakjes, leveringen en retourzendingen.
• Het zoeken, bestellen of ophalen van geschenken, bloemen en attenties.
• Het praktisch organiseren van privéreizen, afspraken en reservaties.
• Het regelen van praktische zaken rond voertuigen, onderhoud en andere afspraken.
• Het zelfstandig opnemen van diverse organisatorische en praktische opdrachten.
• Belangrijk: je staat in voor de organisatie en coördinatie van huishoudelijke aangelegenheden, niet voor het uitvoeren van huishoudelijk werk.

Wie zoeken we?

Voor deze functie zijn je persoonlijkheid, verantwoordelijkheidszin en manier van werken minstens even belangrijk als je diploma en ervaring.

Je herkent jezelf in het volgende profiel

• Je beschikt minimaal over een bachelordiploma en hebt een eerste ervaring in een administratieve, ondersteunende of organisatorische functie.
• Je communiceert vlot in het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Een goede basiskennis Frans is een pluspunt.
• Je gaat uiterst discreet en zorgvuldig om met vertrouwelijke en gevoelige informatie.
• Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en gestructureerd.
• Je weet prioriteiten te stellen en behoudt het overzicht wanneer verschillende zaken tegelijk aandacht vragen.
• Je denkt vooruit, neemt initiatief en wacht niet altijd op instructies om zaken in beweging te zetten.
• Je bent communicatief, praktisch ingesteld en digitaal vaardig.
• Je schakelt gemakkelijk tussen professionele verantwoordelijkheden en persoonlijke organisatie.
• Je beschikt over een rijbewijs B.