Onthaalmedewerker

Zo ziet je job er uit Doel van de functie Als onthaalmedewerker ben jij het eerste aanspreekpunt voor burgers die contact opnemen met de stadsdiensten. Je zorgt voor een klantvriendelijke, kwalitatieve en efficiënte dienstverlening aan het centraal onthaal van de stad. Taken en verantwoordelijkheden Je helpt burgers verder aan de onthaalbalie in het stadhuis, telefonisch en via e-mail.

Je beantwoordt uiteenlopende vragen van burgers in begrijpelijke, duidelijke taal en reikt passende oplossingen aan. Je plant afspraken via de beschikbare softwaretoepassingen. Je biedt administratieve ondersteuning en zorgt voor de afhandeling en aflevering van verschillende attesten, documenten, getuigschriften en formulieren.

Je behandelt iedere burger op een klantgerichte, respectvolle en begripvolle manier, zowel mondeling als schriftelijk, ongeacht leeftijd of sociale achtergrond. Je neemt een proactieve houding aan en zoekt oplossingsgericht naar mogelijkheden om mensen verder te helpen. Je volgt de vieringen van jubilarissen en eeuwelingen op.

Je voert diverse administratieve en secretariaatstaken uit zoals briefwisseling, klassement, opmaak van bestelbons en het inscannen van documenten. De werkzaamheden zijn vooral uitvoerend van aard: het verstrekken van informatie (face-to-face, telefonisch, schriftelijk), het uitvoeren van lokettaken, het opvolgen van afspraken en e-mailverkeer, het administratief verwerken van vieringen en andere dossiers, en het ondersteunen van andere collega’s indien gevraagd door de algemeen directeur. Dit heb je nodig voor de job Je bezit minstens een diploma secundair onderwijs (A2).

Ervaring in een onthaalfunctie is een sterke troef. Je hebt een verzorgd en professioneel voorkomen. Je bent zeer flexibel en stressbestendig: je kunt vlot schakelen tussen verschillende taken en je blijft kalm ook wanneer het druk is, bijvoorbeeld wanneer er veel telefoons binnenkomen.

Je bent sociaal en klantgericht, maar ook assertief. Je durft op een respectvolle manier op te treden, ook als een burger niet altijd vriendelijk is. Je beschikt over goede administratieve vaardigheden en hebt een uitstekende kennis van het MS Office pakket (Outlook, Word, ...).

Je beheerst het Nederlands uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.