Office Coordinator

Als Office Coordinator houd je toezicht op de ontvangst, registratie en coördinatie van forensische en verwantschapszaken, waarbij je zorgt voor kwaliteit, naleving van voorschriften en een efficiënt workflowbeheer. Je bent nauwkeurig, hebt oog voor detail en bent proactief, met een positieve, klantgerichte instelling. Je communiceert duidelijk en effectief, kunt prioriteiten stellen bij concurrerende taken en presteert goed, zowel zelfstandig als in teamverband, zelfs onder tijdsdruk. Je gedijt goed in een dynamische omgeving, kunt snel schakelen tussen taken en werkt graag samen met anderen. Als lid van het Forensic Intake Team ben je een sterke teamspeler die de behoeften van collega’s, klanten en de organisatie met elkaar in evenwicht brengt.

Dit is een praktische functie op kantoor waarin intake- en coördinatietaken worden gecombineerd. Vanwege de aard van forensisch casework kan het af en toe nodig zijn om ’s avonds en in het weekend te werken om aan de operationele eisen te voldoen. Je werkt nauw samen met collega’s uit het hele bedrijf en draagt bij aan de efficiënte levering van hoogwaardige forensische diensten. Een sterk oog voor detail, uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen om effectief onder druk te werken zijn essentieel. Er wordt van je verwacht dat je volledig in overeenstemming met ons kwaliteitsmanagementsysteem en de eisen van ISO/IEC 17025:2017 werkt, waarbij je de hoogste normen handhaaft.

Bij TMFI wordt van alle medewerkers verwacht dat zij onze kernwaarden van klantgerichtheid, kwaliteit, competentie & teamgeest en integriteit uitdragen.

Belangrijke verantwoordelijkheden

• Het coördineren van de personeelsbezetting, werkbelasting en prestaties binnen de teams Klantenservice en Inzendingen.
• Het ondersteunen van de verhuizing en operationele opzet van de Forensic Intake-teams in de nieuwe vestiging van TMFI aan de Australielaan 70, zowel voor medewerkers als bezoekers.
• Het bewaken van de voortgang van zaken en doorlooptijden, waarbij urgente zaken indien nodig worden geëscaleerd.
• Fungeren als primaire schakel tussen klanten, laboratoriumpersoneel en externe partners.
• Klanten adviseren over indieningsvereisten en testmogelijkheden.
• Vragen, klachten en serviceproblemen van klanten afhandelen.
• Procesverbeteringen identificeren en doorvoeren om de efficiëntie en dienstverlening te verbeteren.
• Nauw samenwerken met de teams Operations, Kwaliteit en Compliance om de accreditatie en naleving van regelgeving te waarborgen.