Assistant de direction Fr-UK

Au sein d'un département administratif composé de 3 personnes, l'Assistant(e) de direction assure le bon fonctionnement administratif de l'entreprise. Il/elle est le premier point de contact des visiteurs et des appelants, et soutient directement la direction ainsi que les administrateurs. Il/elle gère également les voyages, les visas et les événements, tout en apportant un support aux différents départements.

Cette fonction requiert une grande réactivité, de la polyvalence et une excellente gestion des priorités. Vos responsabilités Accueil et réception Assurer l'accueil téléphonique et filtrer les appels. Accueillir les visiteurs, les installer ou les orienter.

Courrier et envois Relever et ouvrir le courrier. Rédiger différents courriers. Gérer les recommandés, les envois postaux et en assurer le suivi.

Organiser les expéditions via transporteurs express. Administration et classement Archiver et classer les documents. Effectuer diverses recherches administratives.

Gestion des bureaux Gérer les fournitures de bureau et les stocks de matériel. Coordonner l'occupation des salles de réunion. Commander les lunchs et plateaux-repas.

Réserver les restaurants. Effectuer diverses courses administratives. Voyages, visas et événements Organiser les voyages et séminaires internationaux.

Gérer les demandes de visas et les procédures d'immigration. Coordonner les démarches avec les ambassades et services d'immigration. Organiser différents événements (formations, team-buildings, événements internes, etc.).

Gestion financière Gérer les relevés et dépenses des administrateurs. Traiter les frais de déplacement de la direction. Support transversal Apporter un soutien aux différents départements.

Être un point de contact privilégié pour les collaborateurs concernant les questions RH ou l'organisation interne. Gérer les demandes urgentes et imprévues Formation et expérience Bachelier en secrétariat de direction, assistanat de direction ou expérience équivalente. Minimum 5 ans d'expérience dans une fonction similaire.

Compétences

• Excellente maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit.
• Très bonnes capacités d'organisation et de gestion des priorités.
• Réactivité et sang-froid face aux urgences.
• Excellentes compétences rédactionnelles et orthographe irréprochable.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Sens du service et excellent relationnel.
• Bonne maîtrise de la suite Office (Outlook, Word, Excel) ainsi qu'une aisance avec les outils informatiques et l'IA.