Coördinator Administratie & Bedrijfswerking

Voor een groep van ondernemingen actief in automotive, technologie, mobiliteit, vastgoed, toerisme en events zoeken we een ervaren Group Operations & Office Manager / Coördinator Administratie & Bedrijfswerking . Je bewaakt de dagelijkse werking over verschillende bedrijven heen en zorgt dat administratie, planning, facturatie en opvolging goed lopen. Je werkt dagelijks samen met de zaakvoerder en overlegt wekelijks met de CFO.

Door de aard van de functie krijg je toegang tot financiële informatie, personeelsgegevens, commerciële dossiers en andere vertrouwelijke bedrijfsinformatie. Discretie, integriteit en vertrouwelijkheid zijn daarom essentieel.

Jouw verantwoordelijkheden centraal aanspreekpunt voor medewerkers, klanten en leveranciers; prioriteiten bepalen en openstaande acties opvolgen; facturatie voorbereiden, controleren en opvolgen; rappels versturen en openstaande klanten bewaken; opvolgen wie betaald heeft, wie nog moet betalen en welke leveranciers betaald moeten worden; betalingen klaarzetten in Isabel; kasplanning en financiële status van projecten opvolgen; planning van medewerkers, werkplaats, projecten, verhuur en events bewaken; centrale mailboxen, telefonie en kantoororganisatie coördineren; administratie en boekhouding voorbereiden voor de externe boekhouder; personeelsadministratie en personeelsplanning ondersteunen; het groepsdashboard actueel houden; aanspreekpunt zijn voor IT en telefonie; medewerkers helpen hun werk en vragen beter te organiseren; inefficiënte of dubbele taken signaleren en mee vereenvoudigen.

Je filtert wat intern kan worden opgelost en wat echt naar de zaakvoerder moet.

Wie zoeken we?

Je hebt ervaring in een brede KMO-omgeving, administratie, operationele coördinatie, commerciële binnendienst of bedrijfsorganisatie. Je bent: sterk in organisatie en opvolging; financieel onderlegd; vertrouwd met facturatie, betalingen en kasplanning; klantgericht en communicatief; zelfstandig en verantwoordelijk; discreet en betrouwbaar in de omgang met cijfers, personeelsinformatie, contracten en andere vertrouwelijke bedrijfsgegevens; digitaal sterk; goed in Nederlands en Frans; voldoende vlot in Engels. Ervaring met het coördineren van een team is een plus.

Interesse in automotive en inzicht in de werking van een werkplaats zijn duidelijke meerwaarden. AI schrikt je niet af. Je denkt mee na over hoe technologie kan helpen om administratie te verminderen en processen efficiënter te maken.