Tweetalige dossierbeheerder NL-FR Kwaliteitsrekeningen & Tuchtdossiers

De administratieve dienst telt 12 medewerkers en heeft een divers takenpakket: de opvolging van de stages van stagiair-gerechtsdeurwaarders, het beheer van de controles op de derdenrekeningen en van de klachten, vertalingen, agendabeheer, administratieve opzoekingen en briefwisseling. Ook het facilitair beheer wordt binnen dit team opgevolgd. Dit alles binnen een context van regelmatig wijzigende wet- en regelgeving waarbij de nadruk ligt op digitalisering.

Als dossierbeheerder sta je in voor de administratieve opvolging van de controles op de kwaliteitsrekeningen van de gerechtsdeurwaarders en van de klachten en tuchtdossiers tegen gerechtsdeurwaarders. Ter ondersteuning van de controlecommissie kwaliteitsrekeningen: neem je deel aan de maandelijkse vergaderingen van de commissie (bestaande uit 2 voorzitters, 2 verslaggevers en 2 bedrijfsrevisoren van elke taalrol), bereid je de dagorde voor, noteer je de beslissingen en verzorg je het verslag achteraf aan de leden van de commissie.

Voor (complexe) juridische vragen word je ondersteund door de juridische dienst; beheer je de mailbox van de commissie: communicatie met verschillende betrokkenen (gerechtsdeurwaarders, advocaten, bedrijfsrevisoren/accountants/boekhouders, banken, andere diensten van de NKGB) en dispatching van de mails aan de bevoegde personen en archivering waar nodig; volg je in het digitaal platform voor (kandidaat-)gerechtsdeurwaarders per kwartaal op welke (verplichte en confidentiële) aangiften je van hen hebt ontvangen, en informeer je de commissie over anomalieën; begeleid je de bedrijfrevisoren in de administratie tijdens de controles op gerechtsdeurwaarderskantoren door de opmaak en tijdige opvolging van dossiers; sta je in voor het opstellen en verzenden van professionele briefwisseling, o.a. mandaten naar de controleurs, kennisgeving naar de gerechtsdeurwaarders, enz. Ter ondersteuning van het tuchtauditoraat : zorg je, in samenwerking met je collega binnen de cel tuchtdossiers, voor een tijdige administratieve opvolging van binnenkomende klachten tegen (kandidaat- )gerechtsdeurwaarders; garandeer je een correcte en grondige afhandeling volgens de artikels van het “Huishoudelijk reglement voor het auditoraat” en het “Huishoudelijk reglement van de tuchtraad”; maak je de nodige dossiers klaar voor de juridisch adviseurs (7 collega's) en het auditoraat (3 Franstalige en 3 Nederlandstalige gerechtsdeurwaarders); fungeer je als SPOC voor alle betrokken partijen (klager, gerechtsdeurwaarder, juridisch adviseur, auditoraat), en informeer je hen tijdig over evoluties in de dossiers.

Waar nodig help je collega's met administratieve taken: telefonisch onthaal, omzendbrieven en communicatie naar de beroepsgroep, archivering, gegevenscodering en meer. Je rapporteert aan de coördinator cel vertalingen & tuchtdossiers.

Je bezit een bachelordiploma in rechtspraktijk of organisatie en management, een graduaat in juridisch-administratieve ondersteuning, of beschikt over een gelijkwaardige ervaring; Je kan een succesvolle ervaring van minstens 2 jaar voorleggen binnen dossierbeheer of een complexe administratieve functie; Belangrijker dan ervaring in de juridische sector is jouw nieuwsgierigheid om de wereld van de gerechtsdeurwaarders te leren kennen; Je kan foutloos geschreven communiceren in het Nederlands en het Frans, en drukt je ook mondeling voldoende vlot uit in beide talen; Door je sterke organisatievermogen, weet je de verschillende opdrachten en dossiers op een systematische manier en binnen de deadlines af te werken; Je bent een proactieve doener die energie krijgt van het oplossen van onverwachte situaties; Je bent een teamspeler die met plezier anderen helpt, discreet omgaat met vertrouwelijke informatie en garant staat voor het afleveren van kwaliteit; Je kan vlot werken met het Microsoft Office-pakket en hebt interesse in nieuwe technologieën.