Executive Assistant

Voor onze klant zoeken wij een Executive Assistant die als rechterhand van het team mee het verschil maakt door een efficiënte en nauwkeurige ondersteuning te bieden op organisatorisch en administratief vlak. In deze veelzijdige functie ben je verantwoordelijk voor Het beheren van complexe agenda’s en het coördineren van afspraken, meetings en conference calls. Het proactief opvolgen en verwerken van inkomende e-mails en post.

Het organiseren en praktisch voorbereiden van vergaderingen. Het opvolgen van timesheets en ondersteunen bij de voorbereiding van facturatie. Het structureren, klasseren en archiveren van dossiers en documenten.

Het opstellen, redigeren en professioneel vormgeven van documenten, rapporten, correspondentie en presentaties. Het professioneel beantwoorden en verwerken van telefonische oproepen. Het voorbereiden van PowerPoint-presentaties en andere ondersteunende documenten.

Het organiseren van ondertekeningen, legalisaties en apostilles van relevante documenten. Het onderhouden van contacten met externe stakeholders zoals notarissen, banken en andere dienstverleners. Het bieden van brede administratieve en organisatorische ondersteuning binnen het team.

Voor deze rol zoeken we een proactieve assistent die zich thuis voelt in een dynamische omgeving. Je bent onmiddellijk beschikbaar en klaar om snel impact te maken. Je beschikt over ervaring als assistent(e) binnen een advocatenkantoor of een corporate omgeving.

Je hebt een uitstekende kennis van digitale tools, waaronder het volledige Office-pakket. Je communiceert vlot in het Frans, Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk. Je bent sterk georganiseerd en weet perfect om te gaan met strikte deadlines en prioriteiten.

Je werkt nauwkeurig, discreet en met een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Je bent flexibel, collegiaal en functioneert uitstekend binnen een teamomgeving. Dankzij jouw autonome en proactieve ingesteldheid behoud je moeiteloos het overzicht over meerdere taken en deadlines tegelijk.