Verwaltungsangestellte(r) im Archiv (m/w/x)

Das im Herzen von Eupen gelegene St. Nikolaus-Hospital ist eine mittelgroße Gesundheitseinrichtung, die sich der Bereitstellung einer qualitativ hochwertigen Versorgung in ihrem Einzugsgebiet, in der Deutschsprachigen Gemeinschaft und in der Umgebung widmet. Mit einem starken Engagement für klinische Spitzenleistungen, das Wohlbefinden der Patienten und seiner Mitarbeiter ist das Krankenhaus bestrebt, eine wesentliche Rolle in der Gesundheitslandschaft der Region zu spielen. Das St. Nikolaus Hospital verfügt über 192 zugelassene Betten und 135 Ärzte in 40 Fachbereichen.

Mit nicht weniger als 620 Mitarbeitern, die 30.000 Patienten pro Jahr betreuen ist es einer der größten Arbeitgeber der Region.

Wir suchen eine/n

Verwaltungsangestellte/r im Archiv (M/W/X) Ihre Aufgaben: Sie stellen eine effiziente Verwaltung der Archive sicher, um die Verfügbarkeit von medizinischen Patientenakten und sonstigen Unterlagen für die verschiedenen Abteilungen der Einrichtung zu gewährleisten. Ihre Hauptaufgaben

• Recherche und Entnahme von Papierakten aus dem Archiv entsprechend dem Bedarf der jeweiligen Abteilung;
• Vorbereitung, Sortierung und Digitalisierung von Patientenakten stationär behandelter Patientinnen und Patienten sowie von weiteren medizinischen und administrativen Unterlagen;
• Überprüfung der digitalisierten Dokumente auf Vollständigkeit, Lesbarkeit, Unversehrtheit und korrekte Zuordnung zur elektronischen Patientenakte (EPA);
• Erkennen und Melden von unvollständigen, unleserlichen, falsch abgelegten oder einer falschen Patientenakte zugeordneten Dokumenten;
• Vorbereitung der für die Bearbeitung besonderer Anfragen erforderlichen Akten, insbesondere: o Anfragen im Rahmen von Gutachten; o Beschlagnahmungen o von Patientinnen und Patienten gestellte Anfragen; o Anfragen von Ärztinnen und Ärzten; o sonstige zulässige administrative Anfragen;
• Sortierung, Klassifizierung und Archivierung der von den medizinischen, administrativen und sonstigen Abteilungen der Einrichtung übermittelten Dokumente;
• Einhaltung der geltenden Verfahren zur Verwaltung, Aufbewahrung, Einsichtnahme und Weitergabe von Patientenakten;
• Mitwirkung an der Qualitätssicherung, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit der archivierten Unterlagen. Ihre Fachkenntnisse und Kompetenzen
• Sicherer Umgang mit den für die Verwaltung medizinischer Archive erforderlichen IT Anwendungen und spezifischen Softwareprogrammen;
• Anwendung der internen Verfahren für die Klassifizierung, Digitalisierung, Archivierung und Einsichtnahme von Patientenakten;
• Selbstständige Organisation der eigenen Arbeit und Priorisierung der Aufgaben entsprechend den eingegangenen Anfragen und den Vorgaben der Vorgesetzten;
• Strukturierte und systematische Sortierung, Klassifizierung und Ablage von Dokumenten;
• Kontrolle der Qualität und Richtigkeit digitalisierter Dokumente;
• Erkennen von Fehlern, fehlenden Dokumenten und Unstimmigkeiten sowie deren ordnungsgemäße Meldung gemäß den geltenden Verfahren;
• Selbstständiges Arbeiten bei gleichzeitig guter Zusammenarbeit mit den anderen Mitgliedern des Teams;
• Verständnis für die allgemeinen Abläufe innerhalb der Einrichtung sowie für die Zusammenarbeit und Schnittstellen zwischen den verschiedenen Abteilungen.

Ihr Profil

Kenntnisse und Arbeitsweise

• Sie sind gut organisiert und in der Lage, mehrere Anfragen entsprechend ihrer jeweiligen Priorität zu bearbeiten;
• Sie arbeiten gewissenhaft und legen großen Wert auf die Qualität Ihrer Arbeit;
• Sie sind körperlich in der Lage, schwere Lasten zu heben und zu bewegen;
• Sie halten Verfahren, Anweisungen und Fristen zuverlässig ein. Kommunikation:
• Sie arbeiten selbstständig und wissen gleichzeitig, wann es notwendig ist, Unterstützung anzufordern oder auf Schwierigkeiten hinzuweisen;
• Sie pflegen einen kooperativen, respektvollen und professionellen Umgang mit Ihren Kolleginnen und Kollegen sowie mit den verschiedenen Abteilungen der Einrichtung. Verantwortungsbewusstsein:
• Sie arbeiten sorgfältig, präzise und systematisch;
• Sie sind pünktlich und zuverlässig bei der Ausführung der Ihnen übertragenen Aufgaben;
• Sie behandeln medizinische, administrative und personenbezogene Daten strikt vertraulich. Arbeiten im St. Nikolaus-Hospital bedeutet: - Teil einer wertschätzenden, respektvollen und kollegialen Unternehmenskultur zu sein, die von konstruktiver Zusammenarbeit in einem familiären Umfeld geprägt ist; - In überschaubaren, menschlich geprägten Teams zu arbeiten, in denen Aus- und Weiterbildung aktiv gefördert werden; - Von einem modernen Arbeitsplatz in grüner Umgebung zu profitieren – fernab des Großstadtverkehrs.

Wir bieten

• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag.
• Vollzeit- oder Teilzeitbeschäftigung.
• Vergütung gemäß IFIC-Gehaltsstufe 6.

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