Office manager

Als office manager sta je in voor het goede verloop van financiële, human resources, administratieve en organisatorische processen binnen de organisatie van de Vlaamse Hogescholenraad. Je staat in voor het organiseren van de operationele processen binnen de organisatie, de ondersteuning van de secretaris-generaal en het opvolgen, operationaliseren en uitvoeren van het personeelsbeleid in samenwerking met de secretaris-generaal.

Resultaatsgebieden en verantwoordelijkheden

• 1. Organiseren van de financiële, human resources, administratieve en organisatorische processen Uitvoeren, coördineren en opvolgen van de financiële, personeelsgerelateerde, organisatorische en administratieve ondersteunende taken.
• Toezien op kwaliteitsvolle en efficiënte uitvoering van taken.
• Opmaken van eenvormige procedures of richtlijnen in samenwerking met de secretaris-generaal.
• 2. Ondersteunen van de secretaris-generaal Beheren van agenda, en briefverkeer secretaris-generaal.
• Logistiek en organisatorisch ondersteunen bij vergaderingen en overlegmomenten van secretaris-generaal.
• 3. Kwaliteitsopvolging Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de uitvoering van de operationele processen.
• Voorbereiden, administratief opvolgen van de begrotingen, , financiële overzichten, personeels- of andere documenten.
• Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders met betrekking tot financiën, human resources en administratieve gegevens.
• 4. Ondersteunen, operationaliseren en uitvoeren van personeelsbeleid Operationaliseren en uitvoeren van het personeelsbeleid.
• Uitdragen en promoten van een kwaliteitscultuur.
• Organiseren van de onboarding van nieuwe medewerkers en on-the-job training Je beschikt over een bachelordiploma en hebt minstens tien jaar ervaring, waarvan vier jaar in een vergelijkbare functie.
• Ervaring in personeelsadministratie en financiële opvolging is daarbij een vereiste.
• Je beheerst het Nederlands volgens de taalvereisten van het hoger onderwijs en hebt kennis van het Frans en Engels.

Je beschikt over de volgende competenties

Persoonlijk leiderschap en integriteit. Je handelt consequent, integer en geeft het goede voorbeeld. Organisatiebetrokkenheid.

Je bewaakt en verdedigt de belangen van de organisatie. Samenwerken. Je creëert synergie en stimuleert samenwerking binnen en buiten de organisatie.

Dienstverlenend optreden. Je speelt in op de behoeften van belanghebbenden en optimaliseert dienstverlening. Netwerken.

Je ontwikkelt en bestendigt professionele relaties. Managen van de processen binnen de organisatie. Je zet de processen van de organisatie op en volgt de uitvoering ervan op.

Motiveren, overtuigen en richting geven. Je motiveert medewerkers. Probleemoplossend werken.

Je onderneemt concrete en gerichte acties om doelstellingen te bereiken of te overstijgen.