Vacature titel

Je bent een spilfiguur voor de dagelijkse werking van de VMM-locatie in Oostende. Als eerste aanspreekpunt voor bezoekers, leveranciers, aannemers en collega’s zorg je ervoor dat alles vlot verloopt. Je combineert onthaal, administratieve ondersteuning en gebouwgebonden taken met een rol op het vlak van preventie en gebouwbeheer.

Door je nauwe samenwerking met collega’s, de locatieverantwoordelijke en externe partners heb je een directe impact op de dienstverlening en werking van de locatie. Jouw hoofdtaken Je verzorgt het onthaal en bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, leveranciers, aannemers en collega’s. Je biedt administratieve ondersteuning aan de locatieverantwoordelijke en de bekkensecretariaten door vergaderingen, documenten, reserveringen en praktische aanvragen op te volgen.

Je volgt gebouwgebonden taken op, signaleert gebreken via het digitaal portaal voor gebouwbeheer (Facilipunt) en ondersteunt de organisatie van preventie-, veiligheids- en keuringsverplichtingen.

Jouw verantwoordelijkheden

• Je bent verantwoordelijk voor een brede waaier aan locatiegebonden administratieve en facilitaire taken.
• Je zorgt ervoor dat onthaal, administratieve ondersteuning, gebouwbeheer en praktische dienstverlening correct en tijdig verlopen.
• Daarbij volg je meldingen, onderhoud, keuringen en andere gebouwgebonden verplichtingen op en vorm je een belangrijke schakel tussen de locatie, het Facilitair Bedrijf en andere interne diensten.
• Je werkt zelfstandig en neemt initiatief binnen je verantwoordelijkheden.
• Tegelijk stem je regelmatig af met de locatieverantwoordelijke om prioriteiten en voortgang te bespreken.
• Door je rol bouw je kennis op over gebouwbeheer, preventie en facilitaire processen.
• Je werkt samen met collega’s van de buitendienst, interne en externe klanten, preventieadviseurs en het Facilitair Bedrijf.
• Jouw impact Je ondersteunt de preventie- en veiligheidswerking van de locatie.
• Zo help je evacuatieoefeningen organiseren, volg je rondgangen van de preventieadviseur mee op en ondersteun je de opvolging van wettelijke verplichtingen rond onderhoud, veiligheid, keuringen.
• Je werkt hiervoor samen met de locatieverantwoordelijke, de preventieadviseur en het Facilitair Bedrijf om een veilige en goed functionerende werkomgeving te garanderen.
• Door een vlot onthaal, een goed georganiseerde administratieve ondersteuning en een correct beheer van de locatie zorg je ervoor dat collega’s hun opdrachten efficiënt kunnen uitvoeren.
• Je draagt mee bij aan een veilige, goed onderhouden en toegankelijke werkomgeving voor medewerkers, bezoekers en externe partners.
• Hierdoor kunnen de diensten van de Vlaamse Milieumaatschappij hun maatschappelijke opdrachten kwaliteitsvol blijven uitvoeren.
• Ben jij op zoek naar een functie waar je maximaal ondersteuning kan bieden aan anderen?
• Draag jij graag bij aan een piekfijn gebouw?
• Sta jij graag in contact met bezoekers?
• Dan is de functie van halftijds administratief medewerker zeker iets voor jou!
• Lees meer over de job en het selectieproces in het selectiereglement als bijlage bij ‘meer informatie’.
• Download dit document en hou het bij.