Payroll specialist - interne controle en SAP

De Universiteit Gent is een wereld op zich. 15.000 medewerkers zijn er dagelijks aan de slag in onderwijs, onderzoek en ondersteunende diensten. Binnen het team Salarisadministratie zorg je mee voor een correcte, tijdige en controleerbare loonverwerking voor de medewerkers van UGent.

Je beheert en analyseert de Dimona-processen, waaronder warnings en errors, de jobstudenteninterface en synchronisatiecontroles. Je onderzoekt afwijkingen, beoordeelt hun impact en neemt of initieert de nodige correcties. Je staat mee in voor de correcte en tijdige DMFA- en DMFAUp-aangiften.

Je analyseert notificaties en anomalieën, onderzoekt verschillen, verwerkt of bereidt webwijzigingen voor en reconcilieert de aangiftegegevens met openstaande RSZ-bedragen, boekhouding en relevante externe facturen. Je ondersteunt de maandelijkse payrollcyclus en voert inhoudelijke controles uit op payrolloutput. Je analyseert warnings, errors, herberekeningen en andere afwijkingen, zoekt de onderliggende oorzaak en bepaalt welke correctie of opvolging nodig is.

Bugs in het systeem worden samen met ICT-consultants geanalyseerd, oplossingen getest en oplossingen, transporten overgezet van het testsysteem naar de productie omgeving. Je voert gerichte kwaliteits- en plausibiliteitscontroles uit op onder meer contract- en personeelsgegevens, ziekte en werkhervatting, anciënniteit, fietsvergoedingen, bedrijfswagens, bursalen/postdocs, verzaakte contracten en correcte afrekeningen. Je interpreteert de resultaten en onderzoekt materiële of structurele afwijkingen.

Je beheert afrekeningseenheden en analyseert de aansluiting tussen payroll- en boekhoudgegevens, onder meer via simulatie- en boekingsruns. Je beoordeelt wanneer retroactieve aanpassingen noodzakelijk en verantwoord zijn en bewaakt de impact ervan op eerdere payrollperiodes. Je staat mee in voor de aanmaak en analytische controle van loonbrieven, Belcotaxfiches en individuele rekeningen.

Je onderzoekt inconsistenties en draagt bij aan betrouwbare fiscale en sociale rapportering. Je beheert periodieke payrollparameters, zoals indexconstanten, werkgeversbijdragen, beursbedragen, betaaldagen en bruto-netto-informatie. Je analyseert de impact van wettelijke of parameterwijzigingen op verschillende personeelsgroepen en valideert de uitkomst vóór toepassing in payroll.

Je test en valideert wijzigingen in de payrollomgeving, waaronder upgrades, IT-ontwikkelingen, nieuwe looncodes en andere systeemaanpassingen. Je vergelijkt resultaten vóór en na wijziging, analyseert verschillen en beoordeelt of de payrollberekening functioneel correct blijft. Je verwerkt en controleert specifieke uploads, interfaces en configuraties, onder meer voor ecocheques, loonbriefmededelingen….

Je controleert volledigheid en consistentie van gegevens en onderzoekt afwijkingen tussen bron- en doelsystemen. Je volgt de UGent-eBox bij de RSZ op, beoordeelt de relevantie en mogelijke payrollimpact van berichten en bezorgt ze gericht aan de juiste betrokkenen. Je stelt daarnaast gegevens en analyses samen voor audits, controles en inhoudelijke afstemming.

Je documenteert controles en analyses, deelt kennis met collega's en draagt actief bij aan back-up en continuïteit. Vanuit je inhoudelijke expertise signaleer je terugkerende fouten of inefficiënties en formuleer je concrete verbetervoorstellen voor de payrollwerking. Je werkt mee aan nieuw beleid door o.a. cijfermateriaal aan te leveren en je helpt mee naar oplossingen te zoeken om nieuwe wetgeving en beleid te implementeren in het SAP-systeem.

Je reageert adequaat en tijdig op wijzigingen in federale, Vlaamse of UGent-reglementering m.b.t. salarisaangelegenheden. Kennis en ervaring Je hebt een grondige praktische kennis van Belgische loonadministratie en de belangrijkste sociale zekerheidsprocessen en kan regelgeving correct vertalen naar concrete payrollberekeningen, controles en aangiften. Je hebt relevante ervaring binnen salarisadministratie, payroll of een sterk verwante functie waarin naast correcte verwerking ook analyse van complexe dossiers, payrolloutput of afwijkingen een belangrijk onderdeel vormt.

Je werkt vlot met courante softwaretoepassingen en beschikt over een vergevorderde kennis van Excel, kennis of noties van Power Excel en Power BI (DAX-formules) voor controles, reconciliaties, gegevensverwerking en analyse. Je hebt een goede kennis van het Nederlands en kan je in een professionele context behelpen in het Engels. Pluspunten:

Ervaring met SAP HR/HCM, SAP Payroll, SuccessFactors of een gelijkaardig HR- of payrollsysteem is een belangrijke troef, in het bijzonder wanneer je systeemoutput inhoudelijk kan analyseren en valideren. Een doorgedreven kennis van de RSZ-wetgeving, Capelo en de verschillende statuten (contractueel, statutair, bursaal…) zijn een pluspunt. Ervaring met Dimona, DMFA, RSZ-webtoepassingen, fiscale fiches of andere wettelijke payrollaangiften is een pluspunt.

Ervaring met systeemtesten, data-analyse, reconciliaties, rapportering of werken in een complexe publieke of universitaire omgeving is een pluspunt. Algemene competenties Je hebt een sterk cijfermatig en analytisch inzicht. Je kan grote of complexe gegevenssets kritisch beoordelen, verbanden leggen, reconciliatieverschillen onderzoeken en de oorzaak en impact van afwijkingen onderbouwen.

Je werkt zeer nauwkeurig, gestructureerd en kwaliteitsgericht en combineert detailgerichtheid met het vermogen om patronen, verbanden en risico's in payrollgegevens te herkennen. Je plant je werk goed, bewaakt deadlines en kan prioriteiten stellen op basis van risico, financiële impact en wettelijke urgentie binnen dagelijkse, maandelijkse, kwartaal- en jaarprocessen. Je analyseert complexe problemen kritisch en methodisch, combineert informatie uit verschillende bronnen, onderscheidt oorzaak van gevolg en formuleert onderbouwde en werkbare oplossingen.

Je neemt inhoudelijk verantwoordelijkheid op voor je dossiers en processen en signaleert tijdig risico's, structurele afwijkingen, ontbrekende informatie of mogelijke impact op andere payrollprocessen. Je werkt graag samen en draagt actief bij aan kennisdeling, back-up en het vier ogen-principe binnen het communiceert helder en klantgericht met collega's, medewerkers en externe instanties en kan complexe of technische payrollbevindingen kernachtig en begrijpelijk toelichten Je gaat discreet en integer om met vertrouwelijke personeels- en looninformatie.

Je bent leergierig en wil je verder verdiepen in payrollregelgeving, systeemlogica, datakwaliteit en analysetechnieken.